Auftragsverarbeitung

nach Art. 28 Abs. 3 der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) zwischen der Nutzer:in von ImmoDok („Verantwortliche“) und ImmoDok Testbetrieb, Teststrasse 1, 00000 Teststadt („ImmoDok“, „Auftragsverarbeiter“). Sie ergänzt die AGB und gilt, sobald die Nutzer:in ihr in der Anwendung zustimmt – spätestens bevor sie erstmals Daten eines Mietverhältnisses oder einer eigenen Rechnung erfasst.

1. Gegenstand und Dauer

Vermieten Sie eine Wohnung oder stellen Sie über ImmoDok eigene Rechnungen aus, verarbeiten Sie Daten anderer Personen zu eigenen Zwecken. Die Ausnahme für rein persönliche oder familiäre Tätigkeiten (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO) gilt dafür nicht; verantwortlich für diese Daten sind Sie. ImmoDok speichert und verarbeitet sie ausschließlich in Ihrem Auftrag, um Ihnen die Funktionen bereitzustellen. Die Vereinbarung gilt, solange ImmoDok solche Daten für Sie verarbeitet.

2. Art, Zweck, Daten und Betroffene

• Betroffene: Ihre Mieter:innen (auch ohne eigenes Konto), weitere im Mietverhältnis genannte Personen, Empfänger:innen Ihrer Rechnungen.
• Daten: Name, Anschrift und Kontaktdaten; Miete, Kaution, Vorauszahlungen, Anteile und Salden der Betriebskostenabrechnung; Zählerstände; Inhalt, Fotos und Unterschriften von Ein- und Auszugsprotokollen; Rechnungspositionen, Beträge und Zahlungseingänge.
• Art und Zweck: Speichern, Anzeigen, Berechnen, Erzeugen von Dokumenten (PDF, E-Rechnung), Versand auf Ihre Veranlassung, Datenexport und Löschen – zur Verwaltung Ihrer Mietverhältnisse und Rechnungen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) sind nicht Gegenstand der Verarbeitung; bitte erfassen Sie keine.

3. Weisungen

ImmoDok verarbeitet die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO). Weisungen sind diese Vereinbarung, die AGB und Ihre Bedienung der Anwendung. ImmoDok verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke, wertet sie nicht aus und gibt sie nicht weiter, außer an die unten genannten Unterauftragsverarbeiter oder soweit ein Gesetz es verlangt; dann informiert ImmoDok Sie vorher, sofern das Gesetz es nicht verbietet. Hält ImmoDok eine Weisung für rechtswidrig, weist ImmoDok Sie darauf hin.

4. Vertraulichkeit und Sicherheit

Alle Personen, die bei ImmoDok Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet (lit. b). ImmoDok trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO (lit. c), beschrieben unter „Sicherheit & Datenschutz“ – unter anderem verschlüsselte Übertragung, Rollen- und Rechtekonzept je Mappe, Zwei-Faktor-Anmeldung, Protokollierung der Zugriffe, verschlüsselte Sicherungen und Speicherung in Rechenzentren in der Europäischen Union.

5. Unterauftragsverarbeiter

Sie erteilen die allgemeine Genehmigung, die folgenden Unterauftragsverarbeiter einzusetzen (lit. d, Art. 28 Abs. 2 DSGVO): den Server-Anbieter (Rechenzentrum in der EU), den Objektspeicher der IONOS SE für Dateien und Sicherungen, den E-Mail-Versanddienst Mailjet SAS (Paris; Versand und Speicherung in der EU, Supportzugriffe von Konzerngesellschaften auch aus den USA, abgesichert nach Art. 44 ff. DSGVO) für Mails, die Sie über ImmoDok versenden, sowie Sentry (EU-Region) für Fehlermeldungen ohne Inhaltsdaten. Die aktuelle Liste steht in der Datenschutzerklärung. Einen neuen oder ersetzten Unterauftragsverarbeiter kündigt ImmoDok mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an; Sie können aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen und, wenn keine Lösung gefunden wird, den Vertrag ohne Frist beenden. ImmoDok verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf dieselben Datenschutzpflichten.

6. Unterstützung

ImmoDok unterstützt Sie mit den Funktionen der Anwendung – Anzeigen, Berichtigen, Löschen, Export – dabei, Anfragen betroffener Personen zu beantworten (lit. e), und im Übrigen bei Ihren Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO (lit. f). Wendet sich eine betroffene Person direkt an ImmoDok, leitet ImmoDok die Anfrage unverzüglich an Sie weiter. Wird ImmoDok eine Verletzung des Schutzes der Daten bekannt, meldet ImmoDok sie Ihnen unverzüglich (Art. 33 Abs. 2 DSGVO) mit den Angaben, die Sie für Ihre eigene Meldung brauchen.

7. Löschung und Rückgabe

Sie können die Daten jederzeit exportieren und löschen. Endet der Vertrag, löscht ImmoDok die Daten nach den Fristen des Löschkonzepts (lit. g): gelöschte Mietverhältnisse, Protokolle und Abrechnungsentwürfe nach den in der Datenschutzerklärung genannten Fristen, ein gelöschtes Konto nach 90 Tagen, Sicherungen nach deren Aufbewahrungszeit. Ausgestellte Rechnungen bleiben acht Jahre gespeichert, weil Sie sie nach § 14b UStG und § 147 AO aufbewahren müssen; ImmoDok hält sie für Sie vor.

8. Nachweise und Kontrollen

ImmoDok stellt Ihnen die Informationen zur Verfügung, die Sie zum Nachweis dieser Pflichten brauchen, und ermöglicht Überprüfungen durch Sie oder eine beauftragte Prüfer:in nach vorheriger Anmeldung, während der Geschäftszeiten und ohne Zugriff auf Daten anderer Nutzer:innen (lit. h). Vorrangig geschieht das durch Auskünfte und Dokumente, etwa das Verzeichnis der Maßnahmen.

9. Schlussbestimmungen

Im Übrigen gelten die AGB. Bei Widersprüchen geht diese Vereinbarung in Fragen des Datenschutzes vor. Ihre Zustimmung speichert ImmoDok mit Fassung, Textprüfsumme und Zeitpunkt; die geltende Fassung ist jederzeit unter immo-dok.com/data-processing abrufbar.

⚖️ Freigabefassung 1.0 – vor der Veröffentlichung Betreiberangaben eintragen, die in der Datenschutzerklärung genannten Dienstleister mit den geschlossenen Verträgen abgleichen und durch Rechtsberatung freigeben lassen (docs/18 L-1).