Ein Dokument hochladen
Original sichern, Typ bestätigen, Metadaten ergänzen, damit aus einer Datei ein auffindbarer, zählbarer Nachweis wird.
Für wen:
Eigentümer:innen
Bearbeiter:innen
2 Min. LesezeitStand: 02.09.2026
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie den Bereich „Dokumente“ der Immobilie – oder den Dokumenten-Arbeitsbereich für alle Objekte.Ziehen und Ablegen funktioniert überall
- Ziehen Sie die Datei in den Upload-Bereich. PDF, JPG, PNG und HEIC werden angenommen, E-Rechnungen auch als XML.HEIC wird automatisch zu JPG
- Prüfen Sie den vorgeschlagenen Dokumenttyp. Der Vorschlag kommt aus der lokalen Texterkennung und bleibt ein Vorschlag, bis Sie ihn bestätigen.Nichts verlässt dafür den Server
- Ergänzen Sie die Metadaten des Typs – beim Energieausweis etwa das Gültigkeitsdatum, bei Belegen Betrag und Rechnungsdatum.Ablaufdaten erscheinen in den Fristen
- Bestätigen Sie bei Dokumenten mit Daten Dritter die Berechtigungsabfrage – etwa beim Grundbuchauszug.Die Bestätigung wird versioniert gespeichert
Das Ergebnis: Das Original liegt byteidentisch mit SHA-256-Prüfsumme im privaten Speicher, ist dem Objekt und Typ zugeordnet und zählt in der Vollständigkeitsanzeige.
Wichtig: Fotos werden beim Upload neu kodiert und von EXIF- und GPS-Daten befreit. Dokumente bleiben unverändert erhalten.
Direkt im Produkt öffnen
Was tun, wenn es nicht funktioniert?
- Der Upload wird abgelehnt.
- Meist passt Dateityp oder Größe nicht (die Grenze liegt standardmäßig bei 25 MB pro Datei), oder der Speicher Ihres Pakets ist voll (kostenlos 2 GB, mit Vermieter-Jahrespass 10 GB). Sehr große Scans lassen sich meist verkleinern: Scannen Sie mit 200 bis 300 dpi in Graustufen oder Schwarzweiß, Farbe nur dort, wo sie zählt (Pläne, Fotos). Das reicht für jede Behörde und spart ein Vielfaches an Platz.
- Das Dokument bleibt „in Verarbeitung“.
- Vorschau und Texterkennung laufen im Hintergrund und brauchen bei großen Dateien einen Moment. Bleibt es dabei, hilft die Anleitung „Ein Upload hängt“.
Verwandte Anleitungen
Versionen, Korrekturen und das ArchivEine bessere Fassung ersetzt nie das Original: Ersetzen erzeugt eine neue Version, alle früheren bleiben mit Prüfsumme abrufbar.Eine Rechnung als Beleg erfassenBetrag, Datum, Aussteller und sachliche Kategorie: so wird aus dem Rechnungs-PDF ein Beleg, den die Jahresübersicht mitzählt.Ein Upload hängt oder schlägt fehlDie häufigsten Ursachen, wenn eine Datei nicht ankommt oder in der Verarbeitung stehen bleibt – und was jeweils hilft.